Buenas y malas prácticas en Excel – cuadros, tablas y listas.

miércoles, abril 15, 2009

El primer punto en la nota sobre malas prácticas en Excel de The Universe Divided, que mencioné en la nota de ayer, es usar cuadros (“using tables” en el original). Me he tomado la libertad de traducir “tables” como “cuadros” (y no tablas como pareciera que tiene que ser) por cierta confusión que existe entre los usuarios de Excel respecto a los términos tablas y listas. En la nota original el autor usar el término “table” como una matriz organizada de datos que se caracteriza por tener encabezamientos para las columnas y para las filas, como en este ejemplo:

A este tipo de matriz organizada de datos la llamaremos “cuadro”, para diferenciarla de listas y tablas.


El uso de cuadros es una mala práctica, por lo menos por dos motivos:


# - Esta forma de organizar datos hace que sea prácticamente imposible usar tablas dinámicas para analizar datos. Y si no podemos usar tablas dinámicas, estamos de hecho renunciando a una de las herramientas más poderosas de Excel. Para poder usar tablas dinámicas eficientemente tenemos que organizar los datos como en una tabla de una base de datos: campos (columnas) y registros (filas de datos). Por ejemplo, si queremos usar los datos del cuadro/matriz para construir una tabla dinámica, esto es lo que sucede



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La columna A se convierte en el campo Ventas cuyos valores son los nombres de los meses del año (??!!).


# - No podemos convertir el rango de datos en una lista (Excel 2003) o tabla (Excel 2007). Nuevamente estaríamos renunciando al uso de una excelente herramienta de Excel. Por ejemplo, si aplicamos Datos—Listas, esto es lo que obtenemos Como en el caso de la tabla dinámica, podemos ver que el nombre del cuadro (Ventas) es interpretado como el encabezamiento de un campo, es decir, como parte de los datos.



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Y volviendo sobre el tema de la confusión entre listas y tablas, digamos que en términos de Excel es lo mismo. Hasta la versión 2007, la funcionalidad se llama Listas (Datos—Lista). En Excel 2007 esta funcionalidad ha pasado a llamarse Tablas.

6 comments:

hentailo,  16 abril, 2009 00:51  

Hey Jorge, disculpa pero sigo sin entender.

¿Podrías complementar esta nota con el "cuadro" dispuesto en forma de lista de manera correcta?

Así podré entenderlo mejor.

Hasta aquí creo entender que este "cuadro" podría ser el resultado final de una lista o tabla resumida en un reporte de tabla dinámica.

¿Estoy en lo correcto?

Muchas gracias de antemano.

Jorge L. Dunkelman 16 abril, 2009 07:54  

Efectivamente, el "cuadro" se ve como un reporte de tabla dinámica y ese es justamente el problema.
Lo correcto es que los meses sean valores de un campo y que la celda A1 contenga el encabezamiento del campo. Lo mismo con los tipos de artículo.
Fijate que si agregamos otro campo más que contenga el año podemos analizar facilmente los datos por años-mes-tipo de artículo.

lucho 17 abril, 2009 06:14  

Hola Jorge, sin embargo, imaginemos que no hay una única hoja con una estructura similar sino que hay varias hojas y que cada una representa un año. Este tipo de estructura nos serviría para una tabla dinámica de consolidación de rangos múltiples.
Volviendo al ejemplo que mencionas, el problema que observa es con el encabezado que dice "ventas" en lugar de "Mes" y que podría llevar a la confusión.
Saludos, un fiebre de tu blog.

Jorge L. Dunkelman 17 abril, 2009 07:00  

De todas maneras es preferible usar una única tabla de datos (o lista) y evitar crear cuadernos con muchas hojas. En mi opinión, es una mala práctica crear una hoja para cada año cuando podemos tener una única hoja para todos los años.

Luna de Marfil 19 abril, 2009 01:22  

Hola Jorge

Entonces lo apropiado sería una columna que diga mes donde entre (enero, febrero, etc) y otra que llamada ítem (mesa, silla...etc) y la tercera el valor?

Porque esta tabla debe ser producto de otra, donde aparezca la cantidad de mesas,el valor unitario, etc.

gracias

Jorge L. Dunkelman 19 abril, 2009 18:43  

Si, fijate lo que expongo en la nota que sigue a ésta.

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