Búsqueda de archivos en Office

jueves, marzo 26, 2009

Si trabajan, como yo, intensamente con Office de Microsoft (Excel, Word, Access, PowerPoint, etc.) posiblemente sufran del problema como encontrar dónde diablos guardamos ese archivo…

Los programas del Office tienen una herramienta, poco conocida en mi opinión, que nos permite ubicar archivos por texto y por palabras claves.

Por ejemplo, tengo varios archivos de Excel con tablas para campeonatos de fútbol. Tienen en común que el texto “tabla de posiciones” forma parte del nombre del archivo. Para ubicarlos apretamos el botón de “Abrir” de la barra de herramientas (o Archivo-Abrir)



En el extremo superior derecho pulsamos Herramientas y Buscar. También podemos acceder a través del menú Archivo



En Excel 2003 existen ciertas diferencias funcionales entre ambas posibilidades.
Usando el primer método se abre este formulario



En “buscar texto” ponemos el texto de búsqueda y Tipo de archivo seleccionamos Excel. Al pulsar “Ir” comenzará la búsqueda de los archivos. En mi máquina la búsqueda dio estos resultados



Una vez seleccionado el archivo, apretamos Aceptar para abrirlo.
Una posibilidad más avanzada es usar palabras claves. El requisito es incluir las palabras claves en el formulario Propiedades del archivo. Por ejemplo, en los archivos cuyo tema es facturación con Excel, he puesto la palabra clave “factura”



Abrimos Herramientas-Buscar y apretamos la pestaña Avanzada. En Propiedad elegimos Palabras clave, en Condición elegimos “incluye” y apretamos el botón “Agregar”. Como estamos usando una sola propiedad no hay necesidad de elegir entre las posibilidades “Y” u “O”.



Apretamos “Ir” y podremos ver el resultado de la búsqueda



Como puede apreciarse este método es muy flexible y permite búsquedas de acuerdo a muchos criterios.

El método Archivo-Buscar tiene una interfaz levemente distinta








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4 comments:

Gerson Pineda H 27 marzo, 2009 18:43  

Muy buen truco Jorge

Gracias

Saludos

David 29 marzo, 2009 21:53  

Jorge, me parece un trabajo excelente,llevo todo el fin de semana repasando tú blog,pues no lo conocia,¡¡Felicidades, me he atrevido a enviarte un mail con una consulta, espero que me puedas ayudar.

saludos

luzdevida 16 marzo, 2012 15:27  

Jorge, buen dia, te pregunto si podemos llegar a copiar algunos de los ejemplos tuyos para explicar funciones de Excel a un grupo de alumnos.
Tu trabajo y dedicación solo pueden provenir de una persona no solo altruista sino con vocacion de servir al projimo, mis mejores deseos.

Jorge L. Dunkelman 16 marzo, 2012 16:41  

Todo el material del blog está a disposición de los lectores a condición que se las condiciones de los términos legales (atribuir autoría, no hacer uso comercial y no alterar el contenido; fijate en el enlace al pie de la plantilla).
Sólo por curiosidad, ¿de qué establecimiento?

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